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Der Standardbrief

Der Aufbau eines Briefes folgt gewissen Regeln/ Formatierungen. Diese Standardeinstellungen für deutschsprachige Briefe finden sich in der deutschen Industrienorm (DIN) 5008 "Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung" (weitere Infos unter http://www.tastschreiben.de/p0400010.htm).

Einige der wichtigsten Inhalte aus der Fassung vom Juli 1996 sollen nachfolgend kurz dargestellt werden.

• Alle Zeilen beginnen an der sog. Fluchtlinie (etwa 2,41 cm vom linken Seitenrand entfernt). Die einzelnen Absätze des Briefes werden jeweils durch ein oder zwei Leerzeilen abgetrennt.
• Der Briefkopf kann individuell gestaltet werden, z. B. mit Firmenbezeichnung, Werbetext, Grafik.
• Der klein gedruckte Absender über dem Anschriftenfeld enthält die Adresse gegebenenfalls in verkürzter Form. Bei geschickter Platzierung (und Faltung) passt auch diese Zeile noch in das Fenster eines Fensterkuverts.
• Das EDV-gerechte Anschriftenfeld ist 9-zeilig aufgebaut, es beginnt ca. 4,7 cm [Absenderzeile] bzw. 5,28 cm [erste Anschriftenzeile] unterhalb des oberen Blattrandes. Die Leerzeilen entfallen bei Bedarf (z. B. in Auslandsanschriften):

• Der Raum rechts neben dem Anschriftenfeld bleibt normalerweise frei für die Eingangs- und Bearbeitungsvermerke des Empfängers. Alternativ kann ein sog. Informationsblock in diesem Bereich alle wichtigen Bezugs- und Kommunikationsangaben (s. Punkt 6) zusammenfassen.
• Die Bezugszeichenzeile enthält die Bezugszeichen des Absenders, also Angaben zum bisheri-gen Schriftverkehr, die Durchwahlnummer, den Namen des Sachbearbeiters bzw. der Sachbear-beiterin, das Datum und gegebenenfalls das Diktatzeichen (z. B. fan8-cc). Das Datum wird künftig numerisch 2001-02-28 (verkürzt 01-02-28) und alphanumerisch 28. Februar 2001 geschrieben.
• In einer Kommunikationszeile rechts neben der letzten Zeile des Anschriftenfelds können z. B. Telefaxnummer oder Telexnummer stehen. Die E-Mail-Adressierung, die Bankverbindung(en) und weitere wichtige Geschäftsangaben - wie z. B. Handelsregister-Eintragung und Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer - werden normalerweise in den Fußzeilen des Schreibens angegeben.
• Der Betreff in Form einer stichwortartigen, kurzen und sinnvollen Inhaltsangabe beginnt an der Fluchtlinie und wird nicht unterstrichen. Das Wort "Betreff" selbst wird keinesfalls (mehr) ge-schrieben. Darunter bleiben zwei Zeilen frei.
• Die Anrede wird mit einer Leerzeile vom Text abgesetzt. In manchen kaufmännischen Briefen, insbesondere bei Formularen, kann eine persönliche Anrede weggelassen werden.
• Der Brieftext sollte empfängerbezogen und möglichst übersichtlich und verständlich sein:
  • Gliederung in Abschnitte durch je eine Leerzeile
  • Hervorheben wichtiger Angaben durch Einrücken, Leerzeilen, S p e r r e n
  • oder besondere Schriftarten und Schriftstile
  • Formulierung in einem klaren, guten und anschaulichen Deutsch
  • Verzicht auf umständliche und altmodische Ausdrucksweisen
• Der Gruß beginnt ebenfalls an der Fluchtlinie und wird durch eine Leerzeile vom Text abgetrennt. Auch die kaufmännischen Grußformeln unterliegen der Mode, heute üblich sind beispielsweise:
  • Mit freundlichen Grüßen
  • Hochachtungsvoll
• Nach der Grußformel bleibt wieder eine Zeile frei. Danach folgen
  • die Firmenbezeichnung,
  • Leerzeilen für Unterschrift und Firmenstempel und
  • zuletzt der Name der/des Unterzeichnenden, ggf. mit Zusatzangaben.
• Der Gruß soll nie ohne Text auf einem Blatt stehen, da sonst eine eindeutige Zuordnung einer rechtsverbindlichen Unterschrift zum Schriftstück erschwert würde.
• Anlagen- und Verteilervermerke stehen gegebenenfalls durch eine Leerzeile abgetrennt unter dem Unterzeichnernamen oder rechts neben dem Grußteil. Die bereits im Brieftext erwähnten An-lagen können nochmals genau aufgezählt werden.

Tipp: Eine Musterbrief-Vorlage mit Formularfeldern finden Sie hier.

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